Rościszewo, 21.12.2020 r.
 
Zapytanie ofertowe
 
Przedmiot zamówienia:
Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w Urzędzie Gminy w Rościszewie i jednostkach organizacyjnych Gminy.
 
Podstawa prawna: art. 7 ust.4a ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych)
 
Rozdział 1 - Nazwa i adres Zamawiającego
Zamawiający: Wójt Gminy Rościszewo
ul. Armii Krajowej 1, 09-204 Rościszewo
e-mail: ugrosciszewo@interia.pl
 
Rozdział 2.  - Tryb udzielenia zamówienia
1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.
 
Rozdział 3 - Opis przedmiotu zamówienia
  1. Nazwa postępowania nadana przez Zamawiającego:
Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) w Urzędzie Gminy w Rościszewie i jednostkach organizacyjnych Gminy.
2. Przedmiotem zamówienia jest wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Urzędu Gminy w Rościszewie i jednostek organizacyjnych Gminy, zgodnie z warunkami zawartymi w Zapytaniu ofertowym oraz na zasadach określonych w Ustawie z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 ze zm.).
4. Istotne warunki zamówienia:
4.1. Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie implementacji PPK w tym:
a) przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników na temat PPK;
b) przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników z zakresu zasad i obsługi administracyjnej pracowniczych planów kapitałowych;
c) opracowanie wstępnego harmonogramu wdrożenia,
c) inne działania proponowane przez Wykonawcę (Wykonawca zobowiązany jest je opisać
w pkt. III  Formularza Ofertowego).
 
4.2. Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK w tym:
a) przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej,
b) wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych,
c) opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania w uzgodnieniu
z Zamawiającym.
4.3. Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:
a) dedykowany koordynator/opiekun do współpracy z Zamawiającym;
b) adres placówki obsługującej dyspozycje pracowników składane u operatora PPK
w miejscowości Sierpc +,- 20 km.
c) platforma internetowa i infolinia do bieżącej obsługi uczestników PPK;
d) niezbędne wsparcie przy dostosowaniu programu kadrowo-płacowego posiadanego przez Zamawiającego;
e) aplikacja dla Zamawiającego do zarządzania PPK drogą elektroniczną
 
5. Informacje o Zamawiającym:
Zamawiający informuje, że w Urzędzie  Gminy w Rościszewie i w jednostkach organizacyjnych Gminy, aktualnie  zatrudnionych jest  102 pracowników o następującej strukturze wiekowej:
 
Lp.
Nazwa jednostki organizacyjnej
Liczba pracowników w wieku 18 54 lata
Liczba pracowników w wieku 55 lat i więcej
Liczba zatrudnionych ogółem
1.
Urząd Gminy w Rościszewie
14
12
26
2.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Rościszewie
13
1
14
3.
Szkoła Podstawowa w Rościszewie
26
10
36
4.
Szkoła Podstawowa w Łukomiu
17
5
22
5.
Gminna Biblioteka Publiczna w Rościszewie
3
1
4
 
Ogółem
73
29
102
 
6. Nazwa i kod według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe
 
Rozdział 4 - Termin wykonania zamówienia
Termin realizacji przedmiotu zamówienia:
1) zawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie do 31 grudnia 2020r.;
2) zrealizowanie postanowień zawartych w Rozdziale 3 „Opis przedmiotu zamówienia” pkt. 4 „Istotne warunki zamówienia” w terminie do dnia 01.04.2021 r.;
3) zawarcie umów o prowadzenie PPK najpóźniej do dnia 10.04.2021 r.
 
Rozdział 5 - Informacje dotyczące ofert częściowych i wariantowych.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
 
Rozdział 6. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu:
  1. Spełniają warunki określone w ustawie o PPK,
  2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają taki obowiązek,
  3. Dysponują  niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do wykonywania oferowanych usług,
  4. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług,
  5. Nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/likwidacja.
    Weryfikacja spełniania tych warunków odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania oraz na podstawie pozostałych załączników.
Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym Załącznik do niniejszego Zapytania oraz na podstawie innych załączników.
 
Rozdział 7 – Informacja o sposobie porozumiewania się:
  1. Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są:
  1. Romana Hoffman – Sekretarz Gminy, Tel. 24 2764076 w. 23, email: ugrosciszewo@interia.pl
  2. Marek Chyliński – Kierownik Referatu, Tel. 24 2764076 w. 35 email: marek.ugr@wp.pl .
  1. W  korespondencji kierowanej do Zamawiającego drogą elektroniczną dotyczącej niniejszego postępowania należy w temacie wpisać „Oferta PPK”.
Rozdział 8 – Termin związania ofertą.
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni.  Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
 
Rozdział 9 – Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4. W formularzu ofertowym Wykonawca podaje ceny w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.
5. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
6. Cena przedstawiona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
7. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa. Jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty.
8. Zaleca się aby wszelkie poprawki w tekście oferty były naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).
9. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:
1) Formularz Ofertowy – zał.1 do zapytania ofertowego
2) Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.
3) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
W przypadku gdy Wykonawcą jest zakład ubezpieczeń, do oferty należy dołączyć regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia.
 
Rozdział 10 – Miejsce oraz termin składania ofert.
  1. Ofertę należy złożyć w terminie do 28.12.2020r. do godz. 10:00 (decyduje data
    i godzina wpływu)
  2. Dopuszcza się złożenie oferty w formie papierowej w siedzibie Zamawiającego:  Urząd Gminy w Rościszewie,  ul. Armii Krajowej 1, 09-204 Rościszewo (Sekretariat)
  3. Za pośrednictwem poczty elektronicznej (skan podpisanych dokumentów) na adres email: ugrosciszewo@interia.pl
 2. W tytule wiadomości/na kopercie prosimy o umieszczenie dodatkowego zapisu: „Zapytanie ofertowe PPK dla Urzędu Gminy w Rościszewie i jednostek organizacyjnych Gminy”.
3. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
 
Rozdział 11. Wybór oferty przez Zamawiającego:
 
1. Wyboru oferty Zamawiający dokona na podstawie porównania i oceny przedstawionych ofert, w szczególności pod względem:
l) warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
2) efektywności w zarządzaniu aktywami,
3) posiadanego doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi,
4) zabezpieczenie możliwości składania dyspozycji przez pracowników bez pośrednictwa Pracodawcy w najbliższych placówkach wskazanych przez Fundusz.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyjaśnienia treści złożonych ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z wybranymi Wykonawcami.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podawania przyczyn. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności z tego tytułu,
a Wykonawca zrzeka się dochodzenia w tym zakresie wszelkich roszczeń od Zamawiającego.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru ofert, swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienia od zawarcia umowy na zarządzanie PPK.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty, która jest zgodna z wymogami
i z interesem Zamawiającego. W przypadku zaistnienia okoliczności powodujących,
że zawarcie umowy lub jej wykonanie nie leży w interesie Zamawiającego, Zamawiający odstąpi od jej zawarcia bez ponoszenia żadnej odpowiedzialności z tego tytułu
 
Rozdział 12. Informacje o wykluczeniu.
 
1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy.
2. W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia , Wykonawcy zobowiązani są złożyć oświadczenie zawarte w Formularzu ofertowym w punkcie IV ppkt. 11.
3. Oferta Wykonawcy, który nie wypełni oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostanie odrzucona z przyczyn formalnych.
 
Rozdział 13. Odrzucenie oferty.
1. W postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy który:
1) złoży ofertę niezgodną z treścią Zapytania,
2) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
3) złoży ofertę po terminie składania ofert.
 
Rozdział 14. Klauzula informacyjna RODO.
 
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2, art. 14 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, że:
  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Wójt Gminy Rościszewo, ul. Armii Krajowej 1, 09-204 Rościszewo.
  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym mogą Państwo kontaktować się w sprawach przetwarzania danych, email: iodo.rosciszewo@wp.pl
  3. Administrator będzie przetwarzał dane osobowe na podstawie art. 6 ust 1 lit b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której strona jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
  4. Dane osobowe mogą być udostępnione innym uprawnionym podmiotom, na podstawie przepisów prawa, a także na rzecz podmiotów, z którymi administrator zawarł umowę w związku z realizacją usług na rzecz administratora (np. kancelarią prawną, dostawcą oprogramowania, zewnętrznym audytorem, zleceniobiorcą świadczącym usługę z zakresu ochrony danych osobowych).
  5. Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  6. Mają Państwo prawo uzyskać kopię swoich danych w siedzibie Administratora.
  7. Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu upływu okresu przewidzianego  w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
    z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
    i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
  8. Przysługuje Państwu prawo dostępu  do treści swoich danych, ich sprostowania lub ograniczania przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
  9. Podanie danych osobowych jest  dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu ich przetwarzania. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości realizacji umowy.
  10.  Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany w oparciu
    o Państwa dane osobowe.
 
Rozdział 15. Udzielenie zamówienia i dodatkowe informacje.
  1. W przypadku gdy treść oferty jest niepełna lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w Zapytaniu, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień w wyznaczonym terminie.
  2.  Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.
  3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w rozumieniu zasad opisanych w rozdziale XI.
  4. Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o tym, że jego oferta została wybrana jako oferta najkorzystniejsza.
  5. Umowy zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy z uwzględnieniem wymagań opisanych w Zapytaniu oraz deklaracji Wykonawcy zawartych w Formularzu ofertowym.
  6. W przypadku odstąpienia Wykonawcy od zawarcia umowy z Zamawiającym, umowa zostanie podpisana z kolejnym Wykonawcą, który uzyskał w postępowaniu ocenę najwyższą z pozostałych.
  7. Dopuszcza się podpisanie umowy w imieniu Wykonawcy przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (upoważnienie szczególne).
 
Rozdział 16. Załączniki.
Nr 1 – Formularz ofertowy.
drukuj drukuj
Załączone pliki:
Informacje o dokumencie:
  • Informację wprowawdził(a) do BIP: Marek Chyliński
  • Data udostępnienia w BIP: 2021-09-26 00:00:00
  • Informacja zaktualizowana przez: Marek Chyliński
  • Data ostatniej aktualizacji: 2021-09-26 18:19:38
  • Liczba odsłon: 515
  • Historia dokumentu:

[Liczba odsłon: 1950683]

przewiń do góry